Сжатие на документи Microsoft Word

Метод 1: Сжатие на изображения

Обемът на документа Word обикновено значително нараства не заради текста, а заради изображенията. Значително намаляване на размера на графичните файлове може да се постигне чрез тяхното сжатие. За обработка на отделен елемент изпълнете следната последователност от действия:

1. Изберете нужната картинка, преминете в раздела "Формат" в горното меню на Word, в блока "Промяна" изберете функцията "Сжать рисунки".
2. В отворения прозорец "Сжатие рисунков" не променяйте никакви параметри, натиснете на "ОК".

Ако документът съдържа голямо количество изображения, можете да ги сжате всички наведнъж:

1. Преминете в менюто "Файл", кликнете на "Запази като", изберете "Преглед".
2. Укажете бъдещото местоположение на сжатия документ, разкрийте пункта "Сервиз". В появилото се меню изберете "Сжать рисунки", кликнете на "ОК".

Изображенията могат да се сжат и предварително с помощта на специализирани онлайн услуги – най-ефективните от тях са разгледани в материала по-долу.

Повече информация: Как да намалим размера на картинката без загуба на качество

Метод 2: Отказ от внедряване на шрифтове

Във всеки документ Word се внедряват шрифтове, използвани от автора. Това осигурява възможност за четене и печат с помощта на тези шрифтове дори в ситуация, когато те липсват визползваната система.Отказът от тяхното внедряване ще помогне за намаляване на размера на крайния файл:

1. В отворения документ отидете на таба "Файл", отворете пункта "Параметри".
2. Отидете в раздела "Съхранение", в блока "Съхранение на качеството при споделяне на документа" махнете отметката от пункта "Внедряване на шрифтове в файла". Ако в файла са вградени шрифтове и трябва да бъдат запазени, активирайте внедряването и изберете пункта "Внедряване само на знаците, използвани в документа".

Метод 3: Промяна на формата

В актуалните версии на Word по подразбиране се използва формат DOCX – преди това се прилагаше обикновеният DOC. Един и същ файл, запазен в DOCX, ще бъде с по-малък обем, отколкото в DOC. За да преформатирате DOC в DOCX без използване на външни услуги, следвайте следните инструкции:

1. Отворете DOC, отидете на "Файл", използвайте опцията "Експорт", натиснете на "Промяна на типа файл" и изберете първия наличен вариант.
2. Натиснете на "Запази като", посочете подходящо място.

Метод 4: Изтриване на автоматично запазените версии

По време на работа с документа автоматично се създават копия. Изтривайки остарелите версии на файла, можете да намалите размера му:

1. В менюто "Файл" разширете раздела "Информация", отидете на пункта "Управление на документа", кликнете на "Възстановяване…".
2. В появилото се прозорче ще се покажат всички незапазени копия – изтрийте ги.

Метод 5: Отказ от запазване на миниатюри

Word запазва миниатюри на обработвания файл, използвани за бърз преглед на съдържанието.Отказвайки се от използването на тази опция, можете да намалите размера на обекта:

1. В менюто "Файл" отидете в раздела "Сведения", разширете пункта "Свойства" и отворете "Допълнителни свойства".
2. Преместете се на таба "Документ", махнете отметката от пункта "Съхранявай ескизи…".
3. Същите действия се извършват при запазване – просто деактивирайте пункта "Съхранявай ескизи".

Метод 6: Премахване на скрити данни

Word запазва информация за свойствата на файла – тези скрити параметри също увеличават размера на крайния файл. Премахването на лични данни не само ще спести пространство, но и ще осигури конфиденциалност при предаване на файлове:

1. Отидете в "Файл", отворете "Сведения". В блока "Проверка на документа" използвайте функцията "Намери проблеми" и изберете опцията "Провери документа".
2. В отворилия се "Инспектор" стартирайте проверката и изчакайте появата на резултатите.
3. В блока "Свойства на документа" натиснете на "Премахни всичко".

Метод 7: Архивиране на документа

Ако документът трябва да бъде компресиран само за пренос на друго устройство, можете да се възползвате от услугите на архиватори.Ако на компютъра вече е инсталиран такъв софтуер, разкрийте контекстното меню на документа и използвайте опцията "Добави в архив".

В материала по-долу е разгледан процесът на работа с най-популярните архиватори.

Повече информация: Как максимално да компресирате файл в архив

Метод 8: Използване на онлайн услуги

Ако нямате време за извършване на описаните действия и файлът трябва да бъде компресиран бързо, можете да използвате онлайн услуги – например, Compress.

Официален сайт на услугата Compress

1. Кликнете върху областта за добавяне на файлове, с натисната клавиша Ctrl изберете до 100 документа за компресиране.
2. Посочете качеството на изображенията и плътността на пикселите, проверете размера на изходния файл, натиснете на DOCX за изтегляне на компресирания документ.