Използване на специална вложка в Microsoft Excel

Вероятно много неопитни потребители се опитаха да копират някои данни в Excel, но в резултат на действията те имаха абсолютно различна стойност или грешка. Това се дължи на факта, че в първичния обхват на копиране е имало формула, която е била въведена, а не стойността. Такива проблеми биха могли да бъдат избегнати, ако тези потребители са запознати с такава концепция като "специална паста" . С негова помощ можете да изпълнявате много други задачи, включително аритметика. Нека да разберем какъв е инструментът и как да работим с него.

Работете със специална вложка

Специална вложка е, преди всичко, предназначена да вмъкне конкретен израз на лист Excel във формата, която потребителят желае. С този инструмент можете да вмъкнете в клетката не всички копирани данни, а само отделни свойства (стойности, формули, формат и т.н.). Освен това, с помощта на инструменти, можете да извършвате аритметични операции (добавяне, умножение, изваждане и разделяне), както и да транспонирате таблицата, т.е. да променяте редовете и колоните в нея.

За да преминете към специална вложка, първо трябва да извършите действието за копиране.

1. Изберете клетката или диапазона, който искате да копирате. Изберете го с курсора, като задръжте левия бутон на мишката. Кликнете върху десния бутон на мишката. Конзолното меню се активира, в което искате да изберете елемента "Копиране" .

   Също така, вместо в горната процедура, можете в раздела "Начало" да кликнете върху иконата "Copy" , която се намира на лентата в групата "Clipboard" .

   Можете да копирате израза, като го изберете и напишете командата Ctrl + C.

2. За да отидете директно до процедурата, изберете областта на листа, където планираме да вмъкнете елементите, копирани по-рано. Кликнете с десния бутон върху селекцията. В контекстното меню, което се отваря, изберете елемента "Специално вмъкване ..." . След това се отваря допълнителен списък, където можете да изберете различни видове действия, разделени на три групи:
   • Вмъкване ("Вмъкване", "Трансформиране", "Формули", "Формули и цифрови формати", "Без граници", "Запазване на ширината на колоните на оригинала" и "Запазване на оригиналното форматиране");
   • Вмъкване на стойности ("Стойност и форматиране на източника", "Стойности" и "Стойности и формати на числата");
   • Други опции за вмъкване ("Форматиране", "Рисуване", "Вмъкване на връзка" и "Свързан чертеж").

   Както можете да видите, инструментите от първата група копират израза, съдържащ се в клетката или диапазона. Втората група е предназначена преди всичко да копира стойности, а не формули. Третата група прехвърля форматирането и външния вид.

3. Освен това в същото допълнително меню има още един елемент, който има същото име - "Специално вмъкване ..." .
4. Ако преминете през него, ще отворите отделен прозорец на специалната вложка с инструменти, които са разделени на две големи групи: "Поставяне" и "Работа" . Точно благодарение на инструментите от последната група е възможно да се извършат аритметичните операции, описани по-горе. Освен това в този прозорец има два елемента, които не са включени в отделни групи: "Пропускане на празни клетки" и "Трансформиране" .
5. Специална вложка може да бъде достъпна не само чрез контекстното меню, но и чрез инструментите на лентата. За да направите това, в раздела "Дом" кликнете върху иконата под формата на триъгълник подгласен, разположен под бутона "Поставяне" в групата "Клипборд" . След това се отваря списък с възможни действия, включително преход към отделен прозорец.

Метод 1: Работа с ценности

Ако трябва да прехвърлите клетъчните стойности, резултатът от които се извежда с помощта на изчислителни формули, тогава специална вложка е само за този случай. Ако използвате нормално копиране, формулата се копира и стойността, показана в нея, може да не е това, от което се нуждаете.

1. За да копирате стойностите, изберете диапазона, който съдържа резултата от изчисленията. Ние го копираме по някой от тези методи, които споменахме по-горе: контекстното меню, бутона на лентата, комбинацията от горещи клавиши.
2. Изберете областта в листа, където планираме да вмъкнем данните. Отиваме в менюто един от тези методи, които бяха обсъдени по-горе. В блока "Вмъкване на стойности" изберете записа "Стойности и цифрови формати" . Този елемент е най-подходящ в тази ситуация.

   Същата процедура може да се извърши и чрез описания по-рано прозорец. В този случай в блока "Поставяне" превключете превключвателя на позиция "Стойности и цифрови формати" и кликнете върху бутона "OK" .

3. Независимо от опцията, която избирате, данните ще бъдат прехвърлени в избрания диапазон. Резултатът ще бъде показан без да се прехвърлят формулите.

Урокът: Как да премахнете формулата в Excel

Метод 2: Копирни формули

Но има и обратна ситуация, когато е необходимо да се копира точно формулата.

1. В този случай ние извършваме процедурата по копиране по всички налични начини.
2. След това изберете областта на листа, където искате да вмъкнете таблицата или други данни. Активирайте контекстното меню и изберете елемента "Формула" . В този случай ще бъдат добавени само формули и стойности (в клетки, където няма формули), но форматирането и задаването на цифрови формати ще бъдат загубени. Следователно, например, ако имаше формат на датата в областта на източника, след копирането няма да се отрази правилно. Съответните клетки ще трябва допълнително да бъдат форматирани.

   В прозореца това действие съответства на преместването на превключвателя до позиция "Формула" .

Но има възможност да се извърши прехвърлянето на формули, запазващи формата на номерата или дори при пълно запазване на оригиналното форматиране.

1. В първия случай изберете елемента "Формули и цифрови формати" в менюто.

   Ако операцията се извършва чрез прозорец, в този случай трябва да превключите превключвателя към позиция "Формули и цифри" и след това да натиснете бутона "OK" .

2. Във втория случай, когато трябва да запишете не само формули и цифрови формати, но и пълно форматиране, изберете елемента от менюто "Запазване на оригиналното форматиране" в менюто.

   Ако потребителят реши да изпълни тази задача, отивайки в прозореца, в този случай трябва да преместите превключвателя на позиция "С оригинална тема" и да натиснете бутона "OK" .

Метод 3: Прехвърляне на форматирането

Ако потребителят не се нуждае от прехвърляне на данни и иска само да копира таблицата, за да я запълни с напълно различна информация, тогава в този случай можете да използвате конкретна позиция от специална вложка.

1. Ние копираме оригиналната таблица.
2. На листа изберете мястото, където искаме да вмъкнем оформлението на таблицата. Обадете се в контекстното меню. В него в секцията "Други опции за вмъкване" изберете "Форматиране" .

   Ако процедурата се изпълнява през прозореца, в този случай преместете превключвателя на позиция "Формати" и кликнете върху бутона "OK" .

3. Както можете да видите, след тези действия оформлението на таблицата източник се прехвърля със запазеното форматиране, но абсолютно не е попълнено с данни.

Метод 4: Копирайте таблицата, като същевременно запазите размера на колоните

Не е тайна, че ако изпълним просто копие на таблицата, не е факт, че всички клетки в новата таблица ще могат да съдържат цялата изходна информация. Коригирайте тази ситуация, когато копирането може да бъде и специална вложка.

1. Първо, копираме оригиналната таблица по някой от горните методи.
2. След стартиране на вече познатото меню избираме стойността "Запазване на ширината на колоните на оригинала".

   Подобна процедура може да бъде извършена чрез специалния прозорец за вмъкване. За тази цел преместете превключвателя на позиция "Ширина на колоната" . След това, както винаги, кликнете върху бутона "OK" .

3. Таблицата ще бъде поставена, като оригиналната ширина на колоната ще бъде запазена.

Метод 5: Вмъкване на снимка

Благодарение на характеристиките на специалната вложка, можете да копирате всички данни, показани на листа, включително таблици, като картина.

1. Копирайте обекта, като използвате обичайните инструменти за копиране.
2. Разполагаме с място на листа, където трябва да се постави чертежа. Обадете се в менюто. Изберете елемента "Картина" или "Свързан чертеж" в него . В първия случай, вмъкнатият чертеж няма да бъде свързан с оригиналната маса по никакъв начин. Във втория случай, когато промените стойностите в таблицата, чертежът автоматично се актуализира.

В специалния прозорец за вмъкване не можете да извършите тази операция.

Метод 6: Копиране на бележки

С специална вложка можете бързо да копирате бележки.

1. Изберете клетките, които съдържат бележките. Извършваме копирането им чрез контекстното меню с помощта на бутон върху лентата или чрез натискане на клавишната комбинация Ctrl + C.
2. Изберете клетките, в които да се вмъкват бележките. Отворете специалния прозорец за вмъкване.
3. В отворения прозорец преместете превключвателя на позиция "Бележки" . Кликнете върху бутона "OK" .
4. След това бележките ще бъдат копирани в избраните клетки, а останалите данни ще останат непроменени.

Метод 7: Прехвърлете таблицата

С помощта на специална вложка можете да изпълнявате операциите по транспониране на таблици, матрици и други обекти, в които трябва да замените колони и редове.

1. Изберете таблицата, която искате да преобърнете, и я копирайте по един от начините, които вече са известни на нас.
2. Избираме на листа диапазона, в който се планира да се постави обърнатата версия на таблицата. Активирайте контекстното меню и изберете елемента "Transpose" в него .

   Тази операция може да се извърши и с помощта на прозорец, познат на нас. В този случай ще трябва да поставите отметка в квадратчето до "Transpose" и да кликнете върху бутона "OK" .

3. И в двата случая продукцията ще бъде обърната маса, т.е. таблица, чиито колони и редове са обърнати.

Урокът: Как да превърнете масата в Excel

Метод 8: Използване на аритметични операции

С помощта на инструмента, описан от нас в Excel, е възможно да се изпълняват общи аритметични операции:

• Освен;
• умножение;
• изваждане;
• Division.

Нека видим как този инструмент се прилага към примера на умножение.

1. На първо място влизаме в отделна празна клетка номерът, към който планираме да умножим диапазона от данни чрез специална вложка. След това го копираме. Можете да направите това, като натиснете Ctrl + C или като извикате контекстното меню или като използвате инструментите за копиране на лентата.
2. Избираме диапазона от листа, който трябва да се умножи. Кликнете с десния бутон върху селекцията. В контекстното меню, което се отваря, кликнете два пъти върху елементите "Специално вмъкване ..." .
3. Прозорецът е активиран. В групата параметри "Работа" задайте ключа на позиция "Умножение" . След това кликнете върху бутона "OK" .
4. Както можете да видите, след това действие всички стойности на избрания диапазон бяха умножени от копираното число. В нашия случай този номер е 10 .

По същия принцип можете да извършвате разделяне, добавяне и изваждане. Само за тази цел в прозореца ще трябва да пренаредите превключвателя съответно в положение "Разделяне" , "Сгъване" или "Изваждане" . В противен случай всички действия са подобни на горните манипулации.

Както можете да видите, специалната вложка е много полезен инструмент за потребителя. С него можете да копирате не само целия блок данни в клетка или в диапазон, но да ги разделите на различни слоеве (стойности, формули, форматиране и т.н.). В този случай е възможно тези слоеве да се комбинират помежду си. Освен това чрез същия инструмент можете да извършвате аритметични операции. Разбира се, придобиването на умения за работа с тази технология ще помогне на потребителите по пътя към овладяване на програмата Excel като цяло.

• ← Създаване на бутон в Microsoft Excel
• Изграждане на матрицата BKG в Microsoft Excel →