Много частни потребители или служители на предприятия са изправени пред факта, че документите, съхранявани на компютър, трябва да бъдат някак структурирани, бързо прехвърлени или настроени за общ достъп. Не винаги е възможно да се приложи това чрез създаване на локална мрежа, тъй като не всички устройства могат да бъдат включени в нея. Особено за такива ситуации се препоръчва използването на електронни системи за управление на документи (EDMS). Такива програми предоставят уникален набор от функции, които значително опростяват задачата за управление на файлове от различни формати.
Предлагаме да започнем нашия преглед с цялостно решение от Microsoft, наречено SharePoint. Това е колекция от софтуер с пълното име Microsoft SharePoint Products and Technologies. Той включва няколко компонента наведнъж, които отговарят за организирането на сътрудничество, които предлагаме да прочетете по-подробно на официалния уебсайт на Microsoft, тъй като разработчиците са описали този проблем възможно най-подробно. Този компонент под формата на SharePoint Server може да бъде инсталиран само на операционната система Windows Server, а взаимодействието с всички останали компоненти се осъществява чрез Интернет. Няма да се фокусираме върху инсталациите, тъй като най-често това се прави от системни администратори на компании.
Основната цел на SharePoint е да създава сайтове, които позволяват на служителите на една или повече компании да работят заедно. Документите и различните файлове, качени на сайта, ще бъдат публично достъпни или за всеки от тях нивото на достъп се конфигурира отделно. Потребителите манипулират всички тези обекти, като използват интерфейсни елементи. Качването, редактирането и другото управление на основната инфраструктура за документи става чрез безплатното приложение на Microsoft SharePoint Foundation, което е част от Windows Server. Както можете да видите, разглежданият компонент е доста сложен и често се използва само в големи компании, където специално нает човек е отговорен за настройката на софтуера и правилната му работа, така че не говорихме за абсолютно всички възможности на този набор от инструменти.
Изтеглете продукти и технологии на Microsoft SharePoint от официалния сайт
FossDoc
FossDoc е друго решение, съставено от редица различни компоненти, които работят на база клиент-сървър. Предлагаме да се справим накратко с всеки от тях, за да знаем за целта и значението на всички компоненти:
- Сървър FossDoc - е сървър и осигурява логистика за програми и друг сървър, който изпълнява функцията на система за управление на база данни. Има допълнителни модули, които могат да бъдат свързани към този сървър. Те определят самото поведение на системата, определят допълнителни правила и разширяват възможностите.
- уеб сървър - един от модулите, който се свързва със сървъра за приложения. Той е този, който ви позволява да взаимодействате с всички програми и файлове чрез уеб браузъра, инсталиран на вашия компютър.
- База данни... Всеки популярен поддържан софтуер, като Microsoft SQL Server или Oracle, може да бъде инсталиран като база данни. Той съхранява в себе си абсолютно цялата информация, която потребителите изтеглят в програмата.
- Клиент на FossDoc - най-важният компонент за обикновения потребител, тъй като е проектиран да се свърже със сървъра и да изпълнява всички необходими задачи там, например четене на файлове, редактиране, изтегляне или изтриване. Клиентът е реализиран като обикновена програма с графичен интерфейс. Можете да видите прозореца му на екранната снимка по-долу.
- Уеб клиент на FossDoc - друго важно приложение, което изпълнява всичко по същия начин като обикновения клиент, само в браузъра, предоставяйки на потребителя всички необходими инструменти и менюта за работа с файлове.
- Администратор на FossDoc... Последното клиентско приложение, достъп до което трябва да има само администраторът, който управлява целия поток от документи. Чрез него се създават потребителски акаунти, конфигурира се нивото на достъп и се свързват индивидуални опции.
Благодарение на FossDoc можете не само да управлявате документи, създадени в други програми, но и сами да добавяте различни формуляри, като използвате вградени опции.Например, тук официалните поръчки се създават без никакви проблеми, използвайки стандартизирани формуляри, кореспонденцията се извършва чрез вградения модул и се посочват записи за регистрация. Що се отнася до самото управление на документи, във FossDoc това се извършва в съответния клиент или чрез уебсайта, както вече знаете от горната информация. Файловете са изброени като дърво, което ви помага да навигирате в директориите. Обикновено списъкът с документи, съхранявани на сървъра, е много огромен, така че трябва да го сортирате по всякакъв възможен начин. За да направите това, FossDoc има опция за дизайн, която ви позволява лесно да категоризирате обекти или ръчно да създадете разпределение.
Изтеглете FossDoc от официалния уебсайт
XPages Dynamic
Следващото решение, наречено XPages Dynamic, е толкова напреднало, колкото и двете, които обсъдихме по-горе. Неговата особеност се крие в гъвкавата конфигурация, която дава възможност за оптимизиране на системата за електронно управление на документи за конкретен клиент. Има редица графични приложения и модули, вградени в стандартния пакет XPages Dynamic. Нека ги разгледаме по-подробно, използвайки същия пример, споменат по-горе:
- Персонал... Името на първото приложение вече говори само за себе си. Тя ви позволява да поддържате щатна таблица, да преглеждате списъка с налични и заети свободни работни места, да вземете предвид трудовия опит на абсолютно всеки служител и да контролирате личните файлове на всички служители, включително да ги редактирате.
- Контакти... Създаден да запазва важна информация, свързана с адреси, телефонни номера и имейли на доставчици, клиенти и партньори. Тук се записват картите на всички контрагенти и може да се извърши бързо търсене по данни благодарение на вградената опция.
- Външна кореспонденция... Това приложение се счита за най-важното за документооборота, тъй като чрез него се получават входящи документи, регистрират се изходящи формуляри и се търси и редактира цялата съхранена информация. Имайте предвид, че бързо търсене на необходимата форма може да се извърши дори чрез баркод.
- Вътрешни документи на ORD... Разработчиците предлагат да се използва отделно приложение като модул за потребители с разширено ниво на достъп. Функционалността му е фокусирана върху взаимодействието с всички първични счетоводни, финансови, планови документи, търговия, персонал и други ценни книжа.
- Договори... Той съдържа всички необходими опции за работа с договори от всякакъв формат, а също така контролира достъпа до документи от различен тип. Потребител, който има достъп до това бизнес приложение, може да създава събития и събития, да изпраща известия до всички служители, да сортира данни и да следи за спазването на договорите.
- Препратки... Друг компонент, който е пряко свързан с работния процес, защото тук се съхраняват абсолютно всички файлове. Те са сортирани според различни видове, а подредбата е направена под формата на йерархия. Този компонент взаимодейства правилно с целия софтуер, описан по-горе.
Току-що научихте за всички компоненти, които съставляват XPages Dynamic. Сега просто трябва да проучите тяхното взаимодействие по-подробно, като прочетете ръководствата от разработчиците на официалния уебсайт. Така че можете сами да решите дали тази електронна система за управление на документи ви подхожда и дали си струва изобщо да я закупите като комплекс за постоянно използване.
Изтеглете XPages Dynamic от официалния сайт
ДИРЕКТУМ
DIRECTUM е професионален и скъп софтуер за всички компании, които се интересуват от автоматизацията на документооборота. Тук можете да създавате документи въз основа на готови шаблони или да ги изтегляте от имейл. Що се отнася до хартиените документи, те ще бъдат преместени в приложението веднага след завършване на сканирането.За големите компании ще бъде от значение решението DIRECTUM Ario, което работи върху технологията на машинно обучение. Той автоматично сортира цялата получена документация и изготвя съответните карти. На официалния уебсайт разработчиците дори описаха възвръщаемостта на този компонент за компании от различни нива.
Всички добавени файлове се поставят в едно хранилище и могат да бъдат запазени в различни папки, тъй като потребителят взаимодейства само с директни връзки. Самият списък с папки първоначално отсъства, а създаването му зависи от самите служители, тъй като се прави единствено според личните предпочитания и в зависимост от формата на компанията. Може да има неограничен брой такива директории с определено ниво на достъп. Всеки формуляр има свой собствен жизнен цикъл, след което той автоматично се премества в архива или изтрива. Това е конфигурирано за всеки тип документ поотделно, което ви позволява винаги да поддържате само актуален списък с обобщения и да не запушвате хранилището с ненужни данни, които могат да бъдат изтрити само ръчно. Благодарение на удобния за потребителя интерфейс и вградените опции, търсенето на карти също е значително ускорено и уникален баркод може да бъде сканиран, за да преминете бързо към документа. Кликнете върху връзката по-долу, за да разгледате основната презентация на DIRECTUM и да поръчате подробна за вашата организация, ако се интересувате от този софтуер.
Изтеглете DIRECTUM от официалния уебсайт
elDoc
Както вече разбрахте, всички програми за работния процес, за които искаме да говорим в днешната статия, са професионални. elDoc не прави изключение в това отношение, защото разработчиците му са спечелили добра репутация на световния пазар именно благодарение на това решение. Той съдържа всички същите компоненти, за които говорихме по-рано, но тяхното изпълнение е уникално и подходящо за фирми от различни посоки и размери. Администраторът, взаимодействащ с elDoc, определено ще хареса вградения конструктор, тъй като не само ще помогне бързо да се изграждат нови маршрути и да се добавят формуляри на документи, но също така ще помогне да се справи със задачата, без да включва разработчици на трети страни. Средният потребител ще получи удобен и опростен интерфейс с достъп до хранилището по всяко време на деня.
Освен това elDoc ще опрости автоматизацията на рутинните процеси чрез свързване на модула TaskBot. Създателите разказват за работата му по време на презентацията и също предлагат пробен период с това приложение. Въпросният софтуер поддържа неограничен брой потребители, които могат да работят едновременно, могат да свързват различни приложения с помощта на административния панел и е способен да чете баркодове, поставени върху документи, което улеснява намирането. Що се отнася до добавянето и редактирането на документи, тук тази опция е реализирана по същия начин, както и в друг софтуер, за който вече говорихме по-рано. Моля, обърнете внимание, че по подразбиране езикът на интерфейса в elDoc е настроен на украински, но можете да го промените на руски, английски или друг от наличния списък, ако желаете.
Изтеглете elDoc от официалния сайт
Алфреско
Софтуерът за управление на документи на Alfresco може да ви помогне да контролирате съдържанието на вашата компания чрез прозрачно управление на информацията и ефективно спазване на GDPR, което директно се превръща в осезаеми бизнес ползи, спестявайки не само време, но и пари. Alfresco не само ще ви позволи да качвате документи, разположени в локално хранилище или в имейл профил, това решение също така поддържа незабавно сканиране с улавяне на всички данни и автоматично сортиране, а също така предоставя различни опции за разполагане. Освен това изкуственият интелект с функции за машинно обучение помага при управлението на файлове. Благодарение на него се правят бързо сортиране, интелигентно търсене и попълване на карти.С течение на времето тази технология работи все по-добре, тъй като се учи сама.
Богатите модели или свойства на метаданни на Alfresco могат да се използват за автоматично преместване на документи през специален процес за управление на карти или жизнен цикъл. Вградените работни приложения улесняват прегледа и одобряването на документи, а ръчното дефиниране на процеси може да опрости всяка интензивна работа със съдържание, което винаги влияе положително на ефективността на работата. При инсталирането на Alfresco всички служители на предприятието веднага ще се свържат в една верига и ще могат да комуникират помежду си без никакви проблеми. Ако е необходимо, администраторът самостоятелно задава нива на достъп, конфигурира директории и интегрира приложения. Ако се интересувате от този софтуер, препоръчваме ви да се запознаете с неговата пробна версия и чак тогава помислете за закупуването му, за да сте сигурни, че софтуерът отговаря на вашите изисквания.
Изтеглете Alfresco от официалния уебсайт
ИНТАЛЕВ: Корпоративно управление 7
INTALEV: Корпоративно управление 7 е сложен софтуер, чиято основна функционалност е фокусирана върху автоматизацията на бизнеса от различни формати. Благодарение на тази система можете да управлявате както служители, така и клиенти, което също предполага удобен работен процес. Разработчиците позиционират своя продукт точно като инструмент за управление, тъй като той може да контролира абсолютно всички етапи на правене на бизнес, от планиране и поръчки до обработка на средства и договори. При закупуване на INTALEV: Corporate Management 7, разработчиците избират модули в съответствие с клиента, като му предоставят всички необходими приложения с предварителна конфигурация.
Що се отнася до директното взаимодействие с документи, създателите са отделили отделни модули за различни обекти, например при сключване на договори се използва специално меню и сортирането също става автоматично. Входящите документи могат да бъдат изтеглени както от локално хранилище, така и чрез електронна поща или скенер. INTALEV: Enterprise Management 7 е лесно мащабируем, което ви позволява да свързвате неограничен брой акаунти и винаги да разширявате съхранението, ако жизненият цикъл на файловете не им позволява едновременно да поддържат всички в изправност. Както всеки друг софтуер от това ниво, той се закупува съгласно предварително планирана поръчка и преговори с разработчици. Можете да намерите по-подробна информация за това на официалния уебсайт, като кликнете върху следната връзка.
Изтеглете INTALEV: Корпоративно управление 7 от официалния уебсайт
DocsVision
DocsVision е последният универсален софтуер, за който искаме да говорим в днешната публикация. Неговата особеност се крие във факта, че разработчиците са се опитали да намалят максимално прага за влизане както за обикновените потребители, така и за администраторите, които ще конфигурират системата за правилна работа. Нека започнем с обикновените потребители и да отбележим, че създателите уверяват, че разбират напълно интерфейса и че няма нужда от допълнително обучение за служителите. Администраторът ще се справи без познаване на езици за програмиране, защото целият комплекс е сглобен от вече работещи приложения, които общо са десет.
Когато се запознаете с DocsVision по време на презентацията, можете самостоятелно да изберете всички закупени модули. За работния процес определено си струва да свържете всички основни решения, голям архив и договорни работни процеси, ако компанията води записи на такива видове карти. Всички останали компоненти са препоръки за големи предприятия, където няма достатъчно човешка сила за обработка на голямо количество информация. Както и в други случаи, разработчиците на DocsVision провеждат презентация на своя софтуер, където можете да зададете всичките си въпроси и да решите дали да закупите този софтуер за постоянно.Предлага се и безплатна пробна версия, която ще ви помогне да се запознаете с основните функции на DocsVision.
Изтеглете DocsVision от официалния сайт
Днес говорихме за най-електронните системи за управление на документи. Както можете да видите, всички те са насочени към професионална аудитория, разпространяват се срещу заплащане и се представят под формата на сложни инструменти. Към избора на такъв софтуер трябва да се подхожда с цялата отговорност, защото всъщност това е инвестиция в развитието на компанията и води до определени последици. Ако изберете правилния вариант, последиците ще бъдат само положителни и процесът на управление на всички аспекти на правенето на бизнес ще бъде опростен.