Формуляр в Microsoft Excel

За да се улесни въвеждането на данни в таблица в Excel, можете да използвате специални формуляри, които ще ви помогнат да ускорите процеса на попълване на таблицата с информация. В Excel има вграден инструмент, който ви позволява да попълните подобен метод. Също така, потребителят може да създаде свой собствен вариант на формуляра, който да бъде максимално адаптиран към неговите нужди, като се използва макрос за това. Нека да разгледаме различните приложения на тези полезни инструменти за пълнене в Excel.

Приложение на инструментите за пълнене

Формата на попълване е обект с полета, чиито имена съответстват на имената на колоните на колоните на таблицата, която трябва да бъде попълнена. В тези полета трябва да въведете данни и те незабавно ще бъдат добавени към таблицата с нов ред. Формулярът може да служи като отделен вграден инструмент на Excel и може да бъде поставен директно върху листа като диапазон, ако той е създаден от потребителя.

Сега нека разгледаме как да използваме тези два вида инструменти.

Метод 1: Вграден обект за въвеждане на данни от Excel

На първо място, нека разберем как да използвате вградения формуляр, за да въведете данните в Excel.

  1. Трябва да се отбележи, че по подразбиране иконата, която я стартира, е скрита и трябва да бъде активирана. За да направите това, отворете раздела "Файл" , след което кликнете върху опцията "Опции" .
  2. Отидете на опциите в Microsoft Excel

  3. В отворения прозорец на опциите за Excel преминете към "лентата с инструменти за бърз достъп" . По-голямата част от прозореца е зает от широк спектър от настройки. В лявата част има инструменти, които могат да бъдат добавени към лентата с инструменти за бърз достъп, а от дясната страна вече са налице.

    В полето "Избор на команди от" задайте стойността на "Команди не на лента" . По-нататък от списъка с команди, намиращи се в азбучен ред, намираме и избираме позицията "Формуляр ..." . След това кликнете върху бутона "Добави" .

  4. Добавяне на инструмент за формуляри към лентата с инструменти за бърз достъп в Microsoft Excel

  5. След това инструментът, от който се нуждаете, ще се покаже в дясната част на прозореца. Кликнете върху бутона "OK" .
  6. Формуляр за инструменти се добавя към лентата с инструменти за бърз достъп в Microsoft Excel

  7. Този инструмент се намира в прозореца на Excel в лентата с инструменти за бърз достъп и можем да го използваме. Той ще бъде налице, когато отворите всяка книга с този екземпляр на Excel.
  8. Инструментът за формуляри се показва на лентата с инструменти за бърз достъп в Microsoft Excel

  9. Сега, за да може инструментът да разбере точно какво трябва да запълни, е необходимо да подредите заглавката на таблицата и да запишете всяка стойност в нея. Нека масата на таблицата в нас ще се състои от четири колони, които имат имената "Име на продукта" , "Количество" , "Цена" и "Сума" . Въведете имената в произволен хоризонтален обхват на листа.
  10. Глава на таблицата в Microsoft Excel

  11. Също така, за да може програмата да разбере с кои ленти тя ще трябва да работи, е необходимо да въведете стойност в първия ред на таблицата масив.
  12. Първата стойност в таблицата в Microsoft Excel

  13. След това изберете която и да е клетка от таблицата да е празна и кликнете върху лентата за пряк достъп на иконата "Форма ..." , която преди това активирахме.
  14. Пуснете формуляра в Microsoft Excel

  15. Така се отваря прозорецът на посочения инструмент. Както можете да видите, този обект има полета, които съответстват на имената на колоните в масива ни. В този случай първото поле вече е изпълнено със стойността, тъй като го въведехме ръчно в листа.
  16. Формулярът се отваря в Microsoft Excel

  17. Въведете стойностите, които според нас са необходими в останалите полета, и кликнете върху бутона "Добави" .
  18. Въвеждане на стойности в формуляр в Microsoft Excel

  19. След това, както можете да видите, въведените стойности автоматично се прехвърлят в първия ред на таблицата и формулярът се предава на следващия блок от полета, който съответства на втория ред на масива.
  20. Стойностите се преместват в таблица в Microsoft Excel

  21. Попълваме прозореца на инструмента с тези стойности, които искаме да видим на втория ред в областта на таблицата, и отново кликни върху бутона "Добави" .
  22. Добавяне на втори ред към таблицата чрез формуляр в Microsoft Excel

  23. Както можете да видите, стойностите на втория ред също бяха добавени и дори не трябваше да пренаредим курсора в самата таблица.
  24. Вторият ред е попълнен в таблицата в Microsoft Excel

  25. По този начин попълваме табличния масив с всички стойности, които искаме да влезем в него.
  26. Всички стойности в таблицата се въвеждат в Microsoft Excel

  27. Освен това, ако желаете, можете да прелиствате въведените по-рано стойности с помощта на бутоните "Назад" и "Напред" или вертикалната лента за превъртане.
  28. Придвижване в формуляра в Microsoft Excel

  29. Ако е необходимо, можете да коригирате всяка стойност в масива от таблицата, като я промените във формата. За да направите промени в листа, след като ги добавите в съответното поле за инструменти, кликнете върху бутона "Добави" .
  30. Коригиране на данните във формата в Microsoft Excel

  31. Както можете да видите, промяната се появи веднага в областта на таблицата.
  32. Промяната е направена в таблицата в Microsoft Excel

  33. Ако трябва да изтриете някакъв ред, а след това чрез навигационните бутони или лентата за превъртане, отидете на съответния блок от полета във формуляра. След това кликнете върху бутона "Изтриване" в прозореца на инструмента.
  34. Изтриване на линия през формуляр в Microsoft Excel

  35. Отваря се предупредителен диалогов прозорец, който ви информира, че линията ще бъде изтрита. Ако сте сигурни в действията си, кликнете върху бутона "OK" .
  36. Потвърждение за изтриване на линия в Microsoft Excel

  37. Както можете да видите, линията е извлечена от диапазона на таблицата. След като завършите попълването и редактирането, можете да излезете от прозореца на инструмента, като кликнете върху бутона "Затвори" .
  38. Затваряне на формуляра в Microsoft Excel

  39. След това, за да направите масива на таблицата по-визуален, можете да го форматирате.

Таблица, форматирана в Microsoft Excel

Метод 2: Създайте персонализиран формуляр

Освен това, използвайки макрос и редица други инструменти, е възможно да създадете свой собствен формуляр, за да запълните пространството в таблицата. Той ще бъде създаден директно върху листа и ще представлява неговия диапазон. С помощта на този инструмент, самият потребител ще може да осъзнае възможностите, които счита за необходими. На функционално ниво той практически няма да бъде по-нисък от вградения аналог на Excel и в някои случаи може да го надхвърли. Единственият недостатък е, че за всеки масив таблица трябва да създадете отделен формуляр и да не използвате същия шаблон, колкото е възможно със стандартната версия.

  1. Както и при предишния метод, на първо място, трябва да направите заглавие на бъдещата таблица на листа. Той ще се състои от пет клетки с имената: "№ п / п" , "Име на стоките" , "Количество" , "Цена" , "Сума" .
  2. Генериране на таблица в Microsoft Excel

  3. След това трябва да направим така наречената интелигентна маса от нашата масива, с възможност за автоматично добавяне на линии при попълване на съседни ленти или клетки с данни. За да направите това, изберете заглавката и в раздела "Начало" кликнете върху бутона "Форматирай като таблица" в полето "Стилове" . След това се отваря списък с опциите за налични стилове. От гледна точка на функционалността изборът на един от тях няма да бъде засегнат по никакъв начин, затова просто избираме варианта, който смятаме за по-подходящ.
  4. Създаване на интелигентна таблица в Microsoft Excel

  5. След това се отваря малък прозорец за форматиране на таблицата. Показва диапазона, който преди това сме разпределили, т.е. диапазонът на капачката. Като правило всичко се попълва в това поле. Но трябва да проверим опцията "Таблица с заглавия" . След това кликнете върху бутона "OK" .
  6. Прозорец за форматиране на таблица в Microsoft Excel

  7. Така че нашият диапазон е форматиран като "интелигентна" таблица, както се вижда от дори промяната на визуалния дисплей. Както можете да видите, наред с други неща, за всяка заглавка на заглавката на колоната се появиха икони за филтриране. Те трябва да бъдат забранени. За да направите това, изберете която и да е клетка от "интелигентната" таблица и отидете в раздела "Данни" . Там, на лентата в полето "Сортиране и филтър" кликнете върху иконата "Филтър" .

    Деактивиране на филтъра през раздела Данни в Microsoft Excel

    Има още една възможност да изключите филтъра. В този случай дори не е нужно да отивате в друг раздел, оставайки в раздела "Начало" . След като изберете клетката в областта на таблицата на лентата в блока за настройки "Редактиране", кликнете върху иконата "Сортиране и филтриране" . В списъка, който се показва, изберете елемента "Филтриране" .

  8. Деактивиране на филтъра през раздела Начало в Microsoft Excel

  9. Както можете да видите, след това действие иконите на филтъра изчезнаха от заглавката на таблицата, както се изисква.
  10. Филтърът е премахнат в Microsoft Excel

  11. Тогава трябва да създадем самия вход. Той също така ще представлява един вид табличен масив, състоящ се от две колони. Имената на редовете на този обект ще съответстват на имената на колоните на главната таблица. Изключение са графите "№" и "Сума" . Те ще отсъстват. Номерирането на първата от тях ще се извърши с помощта на макрос, а изчисляването на стойностите във втория ще се извърши, като се приложи формулата за умножаване на количеството по цената.

    Втората колона на обекта за въвеждане на данни остава празна за момента. Веднага в него ще бъдат въведени стойности, за да се запълнят линиите на масата на основната маса.

  12. Формуляр за въвеждане на данни в лист в Microsoft Excel

  13. След това създайте друга малка маса. Тя ще се състои от една колона и ще съдържа списък с продукти, които ще изведем до втората колона на основната таблица. За по-голяма яснота клетката с заглавието на този списък ( "Списък на стоките" ) може да бъде попълнена с цвят.
  14. Таблица със списък на продуктите в Microsoft Excel

  15. След това изберете първата празна клетка на обекта за въвеждане на стойност. Отворете раздела "Данни" . Кликваме върху иконата "Проверка на данни" , която се намира на лентата в полето "Работа с данни" .
  16. Отворете потвърждаването на данни в Microsoft Excel

  17. Прозорецът за проверка на входовете започва. Кликваме върху полето "Тип данни" , в което по подразбиране е зададен параметър "Всяка стойност" .
  18. Прозорецът за проверка на входните стойности в Microsoft Excel

  19. От отворените опции изберете елемента "Списък" .
  20. Изберете списък в прозореца за проверка на вход в Microsoft Excel

  21. Както можете да видите, след това прозорецът за проверка на входните стойности промени конфигурацията си донякъде. Появява се допълнително поле "Източник" . Кликнете върху иконата вдясно от нея с левия бутон на мишката.
  22. Отворете избора на източник в прозореца за проверка на вход в Microsoft Excel

  23. След това прозорецът за проверка на входните стойности се свива. Изберете курсора с левия бутон на мишката подстригва списъка с данни, които са поставени в листа в допълнителната таблица "Списък на стоките" . След това отново кликваме върху иконата отдясно на полето, в което се появи адресът на избрания диапазон.
  24. Адресът на диапазона се въвежда в полето в Microsoft Excel

  25. Връща се в квадратчето за отметка за въведените стойности. Както можете да видите, координатите на избрания обхват вече се показват в полето "Източник" . Кликнете върху бутона "OK" в долната част на прозореца.
  26. Затваряне на прозореца за проверка на вход в Microsoft Excel

  27. Сега вдясно от избраната празна клетка на обекта за въвеждане на данни се появи икона под формата на триъгълник. Когато кликнете върху него, се отваря падащ списък, състоящ се от заглавия, които са изтеглени от табличния масив "Списък на продуктите" . Невъзможно е да направите произволни данни в посочената клетка, но само вие можете да изберете желаната позиция от списъка. Изберете елемента в падащия списък.
  28. Списък със стойности в Microsoft Excel

  29. Както можете да видите, избраната позиция бе незабавно показана в полето "Име на продукта" .
  30. Избраната позиция бе показана в клетката в Microsoft Excel

  31. След това ще трябва да назовем трите клетки на входния формуляр, където ще въведем данните. Избираме първата клетка, където вече имаме името "Картофена" в нашия случай. След това отидете в полето за диапазона. Той се намира от лявата страна на прозореца на Excel на същото ниво като лентата с формули. Въвеждаме там произволно име. Това може да е всяко име в латинската азбука, в което няма интервали, но е по-добре да се използват имената, близки до задачите, които се решават от този елемент. Следователно, първата клетка, съдържаща името на продукта, се нарича "Име" . Напишете това име в полето и натиснете Enter на клавиатурата.
  32. Името на първата клетка в Microsoft Excel

  33. По същия начин ние даваме името "Volum" на клетката, в която ще впишем количеството на стоките.
  34. Името на втората клетка в Microsoft Excel

  35. Клетка с цена е "Цена" .
  36. Името на третата клетка в Microsoft Excel

  37. След това, точно по същия начин, даваме името на целия диапазон от горните три клетки. Първо, изберете и след това го дадете на специално поле. Нека това е името "Diapason" .
  38. именуване на диапазон в Microsoft Excel

  39. След последното действие трябва да запазим документа, така че имената, които сме назначили, да могат да възприемат макроса, създаден от нас в бъдеще. За да запазите, отворете раздела "Файл" и кликнете върху "Запазване като ..." .
  40. Записване на работна книга в Microsoft Excel

  41. В прозореца за запазване, който се отваря, в полето "Тип файл" изберете опцията "Работна книга на Excel с поддръжка на макроси (.xlsm)" . След това кликнете върху бутона "Запазване" .
  42. Файл за запазване на файлове в Microsoft Excel

  43. Тогава трябва активирайте макроси Във вашата версия на Excel и включете раздела "Developer" , ако все още не сте го направили. Въпросът е, че и двете тези функции по подразбиране в програмата са прекъснати и тяхното активиране трябва да се извърши задължително в прозореца на параметрите на Excel.
  44. След като направите това, отворете раздела "Програмист" . Кликваме върху голямата икона "Visual Basic" , която се намира на лентата в полето "Code" .
  45. Отидете в редактора на макросите в Microsoft Excel

  46. Последното действие предизвиква стартирането на редактора на макроси на VBA. В областта "Проект" , която се намира в горната лява част на прозореца, изберете името на листа, където се намират нашите таблици. В този случай това е "Лист 1" .
  47. Макро редактор в Microsoft Excel

  48. След това отидете в долната лява част на прозореца, наречен "Properties" . Има настройки за избрания лист. В полето "(Name)" трябва да замените кирилицата ( "Sheet1" ) с името, написано на латиница. Името може да се даде на някой, който ще ви бъде по-удобен, основното е, че трябва да съдържа само латински букви или цифри и няма други знаци или интервали. Именно с това име макросът ще работи. Нека в нашия случай даденото име да е "Producty" , въпреки че можете да изберете друг, който съответства на условията, описани по-горе.

    В полето "Име" можете също да замените името с по-удобно. Но това не е необходимо. Разрешено е да се използват интервали, кирилица и други символи. За разлика от предишния параметър, който определя името на листа за програмата, този параметър задава името на листа, видим за потребителя от лентата за пряк достъп.

    Както можете да видите, след това името на Лист 1 автоматично ще се промени в областта "Проект" , която току-що зададохме в настройките.

  49. Променете името на листа в макро редактора в Microsoft Excel

  50. След това отидете в централната част на прозореца. Тук трябва да напишем самия макрос код. Ако полето за редактора на белия код в посочената област не се показва, както в нашия случай, след това натиснете функционалния клавиш F7 и ще се появи.
  51. Полето в макро редактора бе показано в Microsoft Excel

  52. Сега за конкретния пример на нашия пример, трябва да напишем следния код в полето:


    Sub DataEntryForm()
    Dim nextRow As Long
    nextRow = Producty.Cells(Producty.Rows.Count, 2).End(xlUp).Offset(1, 0).Row
    With Producty
    If .Range("A2").Value = "" And .Range("B2").Value = "" Then
    nextRow = nextRow - 1
    End If
    Producty.Range("Name").Copy
    .Cells(nextRow, 2).PasteSpecial Paste:=xlPasteValues
    .Cells(nextRow, 3).Value = Producty.Range("Volum").Value
    .Cells(nextRow, 4).Value = Producty.Range("Price").Value
    .Cells(nextRow, 5).Value = Producty.Range("Volum").Value * Producty.Range("Price").Value
    .Range("A2").Formula = "=IF(ISBLANK(B2), """", COUNTA($B$2:B2))"
    If nextRow > 2 Then
    Range("A2").Select
    Selection.AutoFill Destination:=Range("A2:A" & nextRow)
    Range("A2:A" & nextRow).Select
    End If
    .Range("Diapason").ClearContents
    End With
    End Sub

    Но този код не е универсален, т.е. той е в непроменена форма, подходяща само за нашия случай. Ако искате да го адаптирате към вашите нужди, трябва да го промените. За да можете да го направите сами, нека да анализираме кой е този код, какво трябва да се замени и какво да не променим.

    Така че, на първия ред:

    Sub DataEntryForm()

    "DataEntryForm" е името на самия макрос. Можете да го оставите така, както е, или да го замените с друг, което съответства на общите правила за създаване на имена на макроси (без интервали, само букви от латиницата и т.н.). Промяната на името няма да засегне нищо.

    Където думата "Producty" се появява в кода , трябва да я замените с името, което сте задали преди това за вашия лист в полето "(Име)" в областта "Properties" на редактора на макроси. Естествено, това трябва да се направи само ако сте посочили листа по различен начин.

    Име на работния лист в Microsoft Excel

    Сега помислете за този ред:

    nextRow = Producty.Cells(Producty.Rows.Count, 2).End(xlUp).Offset(1, 0).Row

    Цифрата "2" в този ред означава втората колона на листа. В тази графа има колона, наречена "Име на продукта" . На него ще разгледаме броя на редовете. Ето защо, ако във вашия случай подобна колона има различна поръчка в сметката, тогава трябва да въведете съответния номер. Стойността на "End (xlUp) .Offset (1, 0) .Row" във всеки случай, оставете непроменени.

    Втората колона на таблицата в Microsoft Excel

    След това помислете за реда

    If .Range("A2").Value = "" And .Range("B2").Value = "" Then

    "A2" са координатите на първата клетка, в която ще се показва номерирането на редовете. "B2" е координатите на първата клетка, която ще се използва за извеждане на данните ( "Име на стоките" ). Ако те са различни, въведете данните си вместо тези координати.

    Първите две клетки на таблица с данни в Microsoft Excel

    Преминаваме към линията

    Producty.Range("Name").Copy

    В ней параметр «Name» означат имя, которое мы присвоили полю «Наименование товара» в форме ввода.

    Имя поля наименования товара в форме ввода в Microsoft Excel

    В строках


    .Cells(nextRow, 2).PasteSpecial Paste:=xlPasteValues
    .Cells(nextRow, 3).Value = Producty.Range("Volum").Value
    .Cells(nextRow, 4).Value = Producty.Range("Price").Value
    .Cells(nextRow, 5).Value = Producty.Range("Volum").Value * Producty.Range("Price").Value

    наименования «Volum» и «Price» означают названия, которые мы присвоили полям «Количество» и «Цена» в той же форме ввода.

    Наименование полей количество и цена в Microsoft Excel

    В этих же строках, которые мы указали выше, цифры «2» , «3» , «4» , «5» означают номера столбцов на листе Excel, соответствующих колонкам «Наименование товара» , «Количество» , «Цена» и «Сумма» . Поэтому, если в вашем случае таблица сдвинута, то нужно указать соответствующие номера столбцов. Если столбцов больше, то по аналогии нужно добавить её строки в код, если меньше – то убрать лишние.

    Колонки в таблице в Microsoft Excel

    В строке производится умножение количества товара на его цену:

    .Cells(nextRow, 5).Value = Producty.Range("Volum").Value * Producty.Range("Price").Value

    Результат, как видим из синтаксиса записи, будет выводиться в пятый столбец листа Excel.

    Колонка для вывода суммы в Microsoft Excel

    В этом выражении выполняется автоматическая нумерация строк:


    If nextRow > 2 Then
    Range("A2").Select
    Selection.AutoFill Destination:=Range("A2:A" & nextRow)
    Range("A2:A" & nextRow).Select
    End If

    Все значения «A2» означают адрес первой ячейки, где будет производиться нумерация, а координаты « — адрес всего столбца с нумерацией. Проверьте, где именно будет выводиться нумерация в вашей таблице и измените данные координаты в коде, если это необходимо.

    Столбец с нумерацией в Microsoft Excel

    В строке производится очистка диапазона формы ввода данных после того, как информация из неё была перенесена в таблицу:

    .Range("Diapason").ClearContents

    Не трудно догадаться, что ( «Diapason» ) означает наименование того диапазона, который мы ранее присвоили полям для ввода данных. Если вы дали им другое наименование, то в этой строке должно быть вставлено именно оно.

    Наименование полей для ввода данных в Microsoft Excel

    Дальнейшая часть кода универсальна и во всех случаях будет вноситься без изменений.

    После того, как вы записали код макроса в окно редактора, следует нажать на значок сохранения в виде дискеты в левой части окна. Затем можно его закрывать, щелкнув по стандартной кнопке закрытия окон в правом верхнем углу.

  53. Код в редакторе макросов в Microsoft Excel

  54. После этого возвращаемся на лист Excel. Теперь нам следует разместить кнопку, которая будет активировать созданный макрос. Для этого переходим во вкладку «Разработчик» . В блоке настроек «Элементы управления» на ленте кликаем по кнопке «Вставить» . Открывается перечень инструментов. В группе инструментов «Элементы управления формы» выбираем самый первый – «Кнопка» .
  55. Выбор элемента управления в Microsoft Excel

  56. Затем с зажатой левой клавишей мыши обводим курсором область, где хотим разместить кнопку запуска макроса, который будет производить перенос данных из формы в таблицу.
  57. Указание границ кнопки в Microsoft Excel

  58. После того, как область обведена, отпускаем клавишу мыши. Затем автоматически запускается окно назначения макроса объекту. Если в вашей книге применяется несколько макросов, то выбираем из списка название того, который мы выше создавали. У нас он называется «DataEntryForm» . Но в данном случае макрос один, поэтому просто выбираем его и жмем на кнопку «OK» внизу окна.
  59. Окно назначения макроса объекту в Microsoft Excel

  60. После этого можно переименовать кнопку, как вы захотите, просто выделив её текущее название.

    Переименовывание кнопки в Microsoft Excel

    В нашем случае, например, логично будет дать ей имя «Добавить» . Переименовываем и кликаем мышкой по любой свободной ячейке листа.

  61. Кнопка переименована в Microsoft Excel

  62. Итак, наша форма полностью готова. Проверим, как она работает. Вводим в её поля необходимые значения и жмем на кнопку «Добавить» .
  63. Ввод данных в форму в Microsoft Excel

  64. Как видим, значения перемещены в таблицу, строке автоматически присвоен номер, сумма посчитана, поля формы очищены.
  65. Значения первой строки внесены в таблицу в Microsoft Excel

  66. Повторно заполняем форму и жмем на кнопку «Добавить» .
  67. Повторный ввод данных в форму в Microsoft Excel

  68. Как видим, и вторая строка также добавлена в табличный массив. Это означает, что инструмент работает.

Вторая строка добавлена в таблицу в Microsoft Excel

Прочетете още:
Как создать макрос в Excel
Как создать кнопку в Excel

В Экселе существует два способа применения формы заполнения данными: встроенная и пользовательская. Применение встроенного варианта требует минимум усилий от пользователя. Его всегда можно запустить, добавив соответствующий значок на панель быстрого доступа. Пользовательскую форму нужно создавать самому, но если вы хорошо разбираетесь в коде VBA, то сможете сделать этот инструмент максимально гибким и подходящим под ваши нужды.