Как да обединя два или повече документа Word

Метод 1: Обединение ръчно

Ако документите не съдържат много текстови, таблицови или графични данни и форматите им съвпадат, можете да ги обедините ръчно. Това е много по-бързо, отколкото да се занимавате с функциите Microsoft Word. Инструкцията е изключително проста:

1. Отворете и двата файла. В нашия случай това са "1.docx" и "2.docx". Изберете от кой файл и в кой трябва да копирате данните за обединение. Например, ще вземем текста от "2.docx" и ще го пренесем в "1.docx". За целта отворете втория документ и маркирайте текста и другите данни с комбинацията от клавиши "Ctrl + A" или с натисната лява бутон на мишката, като плъзнете от горния ляв до долния десен ъгъл на прозореца за преглед.
2. Използвайте комбинацията от клавиши "Ctrl + С" за запазване на фрагмента в буфера на операционната система или кликнете с десния бутон на мишката върху маркирания набор от данни и изберете от появилото се контекстно меню опцията "Копиране".
3. Преминете в другия файл и поставете фрагмента на всяко място, било то в началото, средата или края на документа. В нашия случай добавяме текста след основния. За целта поставете курсора под съществуващите данни и натиснете комбинацията от клавиши "Ctrl + V" или, както в предишната точка, кликнете с десния бутон на мишката и изберете в опцията "Опции за поставяне" последния бутон "Постави само текст".
4. Фрагментът ще бъде добавен без оригиналните стилове с форматиране на размера на шрифта и неговото начертание по подразбиране.

Word позволява да се поставя от друг файл не само текст.Ако копирате фрагмент с изображения, графики или таблици, след прилагане на такъв параметър за вмъкване в основния файл ще се запазят изключително текстовите данни и това, което е успяло да се конвертира от диаграмите без форматиране.

Можете да използвате и другите три начина за вмъкване, налични в контекстното меню: "Запази оригиналното форматиране", "Обедини форматирането" и "Рисунка". В първия случай текстът и другите данни ще бъдат вмъкнати така, както са форматирани във втория документ. Вторият начин позволява да се приложат към вмъквания фрагмент същите стилове, които са настроени за работа с първия файл. В последния случай текстовите и графичните данни се обединяват в рисунка и се вмъкват в PNG формат.

1. Преминете в един от документите и копирайте данните по аналогия с предишната инструкция.
2. Отворете документа, в който трябва да извършите вмъкването, и на всяко място в него поставете курсора на мишката. Натиснете десния бутон на мишката, след това бутона "Запази оригиналното форматиране" в пункта на контекстното меню "Параметри за вмъкване".
3. Фрагментът ще бъде вмъкнат без форматиране на стиловете и ще запази своите настройки за показване на текста и другите елементи на документа.
4. Ако направите същото, но натиснете бутона "Рисунка", то копираният от вас текст ще се запази в графичен формат под формата на скрийншот на избрания фрагмент от документа.

Удобно е да се ползва ръчен метод, ако се копира и вмъква текст, а документите са малки, запазени в един формат или създадени в една и съща версия на програмата. Във всички останали случаи се препоръчва да се използва стандартната функция на Microsoft Word за обединяване на файлове.

Метод 2: Сливане с помощта на Microsoft Word

Освен ръчното обединяване, в новите версии на Word имате възможност да извършите операцията по-елегантно. Приоритет е най-добре да се отдаде именно на този метод. Стъпковата инструкция е следната:

1. Отворете първия документ. Той ще бъде своеобразен контейнер за обединяване на данните. Втория файл не е необходимо да отваряте.Изберете на панела с инструменти раздел "Вмъкване", преминете в секцията "Текст" (намира се вдясно) и около пункта "Обект" кликнете на иконата на триъгълника. Изберете подточка "Текст от файл…".
2. В "Файловия мениджър" намерете и посочете файла, който трябва да се обедини с първия.
3. Наблюдавайте резултата от обединението с запазване на форматирането на втория файл.

Важно! По желание можете да обедините документи на всяко място. Това означава, че е възможно вмъкване на данни от втория файл на всяко място в първия, а не само в края.

Още един важен детайл: в "Файловия мениджър" можете да изберете не един, а цели два или повече файла за обединение в първия отворен контейнер. Важно е да се вземе предвид реда на избора, който се показва в реда "Име на файла:", за да се извърши вмъкването правилно. В това поле документът, който ще бъде вмъкнат първи, се премества надясно. Най-новият е отляво.

На примера на обединение на три документа, в които са записани числа от 1 до 3, е демонстрирано как протича операцията:

1. Отворете първия файл и натиснете Enter, за да преместите курсора на нов ред за коректно вмъкване на данни с цел по-ясна демонстрация на работата на инструмента за обединение на документи.
2. Намерете на панела с инструменти раздела "Вмъкване", използвайте секцията "Текст" и до пункта "Обект" кликнете на триъгълника. Тук ви е необходима подточка "Текст от файл…".
3. Задръжте клавиша Ctrl и последователно с левия бутон на мишката кликнете на двата останали файла. Имената им ще се покажат по-долу. Натиснете бутона "Вмъкни".
4. Наблюдавайте сливането на няколко документа в избрания ред и вмъкването на данни в позицията на курсора.

Както вече беше споменато, по-добре е да се използва именно този метод, отколкото ръчно вмъкване. Всичко благодарение на скоростта на изпълнение на операцията, възможността за сливане на няколко документа едновременно, запазването на форматирането на оригиналните и добавените документи.

Метод 3: Надстройка Kutools for Word

Kutools — удобна надстройка за Microsoft Word. Тя значително улеснява работата с документи и предлага функции, които не са реализирани в текстовия редактор по подразбиране. Инструкцията за работа с надстройката е описана по-долу:

Свалете Kutools for Word от официалния сайт

1. Свалете Kutools for Word от официалния сайт и стартирайте файла с формат EXE чрез браузъра или папката, в която се запазват изтеглянията. Следвайте простата инструкция на инсталатора и след инсталацията в появилото се прозорче на надстройката поставете отметка пред пункта "Активиране на Kutools for Word", след това натиснете бутона "ОК".
2. Рестартирайте Word, ако програмата е била отворена, за да се появят новите табове в горната лента с инструменти: "Kutools" и "Kutools Plus".
3. Създайте нов файл. Щракнете върху таба "Kutools Plus" и изберете в лявата част в раздела "Инструменти & Документи" пункта "Съединяване".
4. Изчакайте появата на прозореца с съответния инструментариум. Натиснете бутона "Файлове".
5. През прозореца "Файлов мениджър" изберете всички документи, които трябва да бъдат обединени, и натиснете "ОК". Ако трябва да изберете всички файлове от отворената папка, преди това кликнете на "Папки".
6. Преместете документите в необходимия ред с бутоните "Нагоре" и "Надолу" при необходимост. Укажете типа на разрива между тях.
7. Щракнете на бутона "Съединяване" след прилагане на всички настройки.
8. Ще се извърши обединяване на файловете по зададените настройки.

Важно! Програмата не работи с един документ. Ако първо отворите първия файл, а след това се опитате да добавите съдържанието на втория, няма да се получи нищо.Както е посочено в горната инструкция, е необходимо да се създаде отделен документ за обединение.

Метод 4: Програмен език VBA

Вграден в програмите от пакета Microsoft Office, програмен език VBA (Visual Basic for Applications) е доста прост, но мощен инструмент за опростяване на работата с документи. Той поема цялата рутина и може дори да обедини файлове. Стъпкова инструкция:

1. Копирайте или преместете всички файлове, които трябва да бъдат обединени, в една папка. По-добре е да ѝ дадете име на латиница.
2. Променете имената на файловете така, че да следват последователно един след друг и да се сортират в реда, в който трябва да бъдат обединени. Например, да ги наречем с номера от 1 до 3 за по-голяма яснота, а старите документи да бъдат изтрити.
3. Отворете първия документ, към който ще бъдат присъединени останалите. За целта просто кликнете два пъти с левия бутон на мишката върху него.
4. След отварянето натиснете комбинацията от клавиши "Alt + F11" и изчакайте да се стартира програмната среда VBA. Изберете в горното меню опцията "Insert" и подопцията "Module", за да създадете изпълним модул за работа с документи.
5. Копирайте следния код и го поставете в полето за въвеждане:
   Sub MergeDocuments()
Application.ScreenUpdating = False
MyPath = ActiveDocument.Path
MyName = Dir(MyPath & "" & "*.docx")
i = 0
Do While MyName ""
If MyName ActiveDocument.Name Then
Set wb = Documents.Open(MyPath & "" & MyName)
Selection.WholeStory
Selection.Copy
Windows(1).Activate
Selection.EndKey Unit:=wdLine
Selection.TypeParagraph
Selection.Paste
i = i + 1
wb.Close False
End If
MyName = Dir
Loop
Application.ScreenUpdating = True
End Sub
6. Натиснете клавиша F5 или бутона "Изпълни", който има иконка на зелен триъгълник.
7. Изчакайте обновяването на файла и сливането на документите с отстъп от една линия.

Важно!Програмата може да обработва само файлове с разширение *.docx. За да обедините формат DOC, в реда MyName = Dir(MyPath & "" & "*.docx") трябва да замените аргумента "*.docx" с "*.doc".

VBA — мощен инструмент за работа не само с Microsoft Word, но и Excel, PowerPoint и други програми от пакета Office. Ако усвоите основните функции на този език за програмиране, работата с текстови и таблични редактори на Майкрософт ще стане много по-лесна.