Excel

Консолидиране на данни в Microsoft Excel

Когато работите със същия тип данни, поставени в различни таблици, листове или дори книги, е по-добре да съберете информацията заедно за удобство на възприятието. В Microsoft Excel можете да се справите с тази задача, като използвате специален инструмент, наречен " Консолидиране" . Той предоставя възможност да се събират различни данни в една таблица. Нека да разберем как е направено.

Условия за процедурата по консолидация

Естествено, не всички таблици могат да бъдат консолидирани в една, а само тези, които отговарят на определени условия:

    • Колоните във всички таблици трябва да имат едно и също име (разрешено е само преобразуване на колони на места);
    • не трябва да има колони или редове с празни стойности;
    • шаблоните за таблици трябва да бъдат еднакви.

Създаване на консолидирана таблица

Нека разгледаме как да създадем консолидирана таблица, използвайки три таблици със същия шаблон и структура на данните като пример. Всеки от тях се намира на отделен лист, въпреки че същият алгоритъм може да създаде консолидирана таблица с данни, разположени в различни книги (файлове).

  1. Отворете отделен лист за консолидираната таблица.

    2. Добавяне на нов работен лист към Microsoft Excel

  2. На отворения лист маркирайте клетката, която ще бъде горната лява клетка на новата таблица.
  3. В раздела "Данни" кликнете върху бутона "Консолидиране" , който се намира на лентата в полето "Работа с данни" .

    4. Преход към консолидиране на данни в Microsoft Excel

  4. Отваря се прозорецът за настройки за консолидация на данни.

    Настройките на конзолата в Microsoft Excel

    В полето "Function" ("Функция") трябва да определите кое действие с клетки ще бъде изпълнено, когато редове и колони съответстват. Това може да бъде следното:

    • количеството;
    • количество;
    • Средната;
    • максималната;
    • най-малко;
    • продукта;
    • брой номера;
    • компенсирано отклонение;
    • безпристрастно отклонение;
    • изменена отклонение;
    • безпристрастно разсейване.

    В повечето случаи се използва функцията "Sum" .

    5. Избиране на функция за консолидация в Microsoft Excel

  5. В полето "Линк" определете обхвата на клетките в една от основните таблици, които ще бъдат консолидирани. Ако този диапазон е в същия файл, но на друг лист, кликнете върху бутона, който се намира отдясно на полето за въвеждане на данни.

    6. Отворете избора на диапазона за консолидация в Microsoft Excel

  6. Отворете листа, където се намира таблицата, изберете желания диапазон. След като въведете данните, кликнете отново върху бутона вдясно от полето, където е въведен адресът на клетките.

    7. Изберете диапазон за консолидация в Microsoft Excel

  7. Връщане към прозореца за настройки за консолидация, за да добавите вече избрани клетки към списъка с диапазони, кликнете върху бутона "Добавяне" .

    Добавяне на диапазон към Microsoft Excel

    Както можете да видите, след това диапазонът се добавя към списъка.

    Обхват, добавен към Microsoft Excel

    По подобен начин добавяме и всички други диапазони, които ще участват в процеса на консолидация на данни.

    Всички обхвати се добавят за консолидация в Microsoft Excel

    Ако желаният диапазон се намира в друга книга (файл), веднага кликнете върху бутона "Преглед ..." , изберете файла на твърдия диск или сменяемия носител и само след това изберете кръга от клетки в този файл по горепосочения начин. Естествено файлът трябва да бъде отворен.

    8. Изберете файл за консолидация в Microsoft Excel

  8. По същия начин можете да направите някои други настройки за консолидираната таблица.

    За да добавите автоматично името на колоните към заглавката, проверете опцията "Top line labels" . За да направите сумирането на данните, проверете параметъра "Стойности на лявата колона" . Ако искате да актуализирате цялата информация в консолидираната таблица, когато актуализирате данните в основните таблици, трябва да поставите отметка в квадратчето "Създаване на връзки с първоначалните данни" . Но в този случай трябва да вземете под внимание, че ако искате да добавите нови редове към таблицата източник, ще трябва да премахнете отметката от този елемент и да преизчислите стойностите ръчно.

    След като направите всички настройки, кликнете върху бутона "OK" .

    9. Настройване на настройките за консолидация в Microsoft Excel

  9. Консолидираният отчет е готов. Както можете да видите, данните му са групирани. За да видите информацията във всяка група, кликнете върху знака плюс вляво от таблицата.

    Преглед на съдържанието на група в консолидирана таблица в Microsoft Excel

    Сега съдържанието на групата е достъпно за гледане. По същия начин всяка друга група може да бъде отворена.

Съдържанието на груповата група на консолидираната таблица в Microsoft Excel

Както можете да видите, консолидирането на данни в Excel е много удобно средство, благодарение на което е възможно да се съберат заедно информация, разположена не само в различни таблици и на различни листове, а дори и в други файлове (книги). Това се прави относително просто и бързо.